De Noorse organisatie heeft in overleg met de autoriteiten van Stavanger, WOSM en WAGGGS besloten dat het totale aantal deelnemers dat zich heeft aangemeld voor Roverway te hoog is om de veiligheid te garanderen. Dit betekent dat van de 6400 deelnemers, 1900 deelnemers niet mee kunnen naar Roverway 2024. Op basis hiervan hebben de organisaties besloten dat alle contingenten met meer dan 96 deelnemers moeten inkrimpen met 40%. Ons contingent heeft 200 deelnemers, dit betekent dat 80 Nederlandse deelnemers niet meer mee kunnen.
Wat betekent dit voor mijn deelname?
Het terugbrengen van het deelnemersaantal kwam voor ons als een grote verrassing. Als organisatieteam van het Nederlandse contingent hebben we er samen met het juridische team van Scouting Nederland alles aan gedaan om uitsluiting van Nederlandse deelnemers te voorkomen. Dit heeft niet mogen baten.
We hebben hierdoor noodgedwongen het moeilijke besluit moeten nemen dat alle deelnemers die op 22 juli 2024 jonger zijn dan 18 jaar, toch niet meer mee kunnen naar Roverway.
Veelgestelde vragen
Waarom moet het aantal deelnemers naar beneden?
Nog niet eerder meldden zoveel roverscouts, 6.400 deelnemers uit heel Europa en daarbuiten, zich aan voor dit evenement. Dit aantal is te hoog om de veiligheid en kwaliteit van Roverway te waarborgen. De Noorse organisatie heeft in overleg met WOSM en WAGGGS besloten het maximumaantal deelnemers aan Roverway 2024 vast te stellen op 4.500. Dit betekent dat 1.900 deelnemers toch niet mee kunnen naar Roverway.
Samen met WAGGGS, WOSM en de autoriteiten in Stavanger heeft het Noorse planningsteam gekeken naar de mogelijkheden voor uitbreiding binnen de veiligheidsnormen. Het Roverway-terrein ligt op een schiereiland met rotsachtig terrein. Dit zorgt voor beperkte mogelijkheden. Ook vond intensief overleg plaats met lokale hulpdiensten. Zij hebben aangegeven dat de lokale zorg, hulpdiensten en autoriteiten niet de capaciteit hebben om 6.400 deelnemers een veilige Roverway te bezorgen.
Hoe weten we wie er wel en niet meer mee gaan op Roverway?
Iedereen krijgt woensdag 20 december een persoonlijke mail waarin duidelijk wordt of je wel of niet meegaat.
Ik ben geboren na 22 juli 2006. Moet ik mezelf uitschrijven?
Nee, dit hoef je niet zelf te doen. Je ontvangt binnenkort een bericht van uitschrijving.
Kunnen we er echt niks meer aan doen dat een deel niet mee mag?
Als organisatieteam van het Nederlandse contingent hebben we er samen met het juridische team van Scouting Nederland alles aan gedaan om uitsluiting van Nederlandse deelnemers te voorkomen. Dit heeft niet mogen baten.
Waarom is dit nu pas bekend, wij hebben ons toch al in mei ingeschreven?
Dit komt voornamelijk omdat heel veel andere contigenten dit nog niet hadden gedaan en ze er dus nu ook pas achter komen dat er echt veel te veel deelnemers zijn. Nu pas hebben alle contigenten hun aantallen definitief doorgegeven.
Waarom is er gekozen de jonge deelnemers niet mee te laten gaan?
We hebben noodgedwongen het moeilijke besluit moeten nemen dat alle deelnemers die op 22 juli 2024 jonger zijn dan 18 jaar, toch niet meer mee kunnen naar Roverway. Deze deelnemers hebben in de komende jaren nog de mogelijkheid om als deelnemer mee te gaan naar andere internationale evenementen. Voor oudere deelnemers is Roverway 2024 de laatste mogelijkheid om als deelnemer naar een internationaal Scoutingevenement te gaan.
Ik mag niet meer mee naar Roverway. Betekent dit dat ik volgende keer eerste keus heb als ik mij wil inschrijven voor een Roverway?
Dit kunnen we helaas niet beloven.
Mag ik nog wel deelnemen aan de voorbereidingsweekenden?
Nee, dit is helaas niet mogelijk.
Een vriend van mij valt net buiten de nieuwe leeftijdsgrenzen, maar ik mag nog wel mee. Valt er iets te regelen dat hij/zij alsnog mee mag?
We snappen dat dit ontzettend jammer is, maar helaas kunnen we geen uitzonderingen maken.
Ik val net buiten de nieuwe leeftijdsgrenzen, kan er een uitzondering worden gemaakt?
Ook nu snappen we dat het jammer is maar helaas kunnen we geen uitzonderingen maken.
Mijn beste vriend(in) mag door de nieuwe leeftijdsgrenzen niet meer mee, daarom wil ik ook niet langer deelnemen. Kan ik mijn geld terugkrijgen als ik mij uitschrijf? En is dit het volledige bedrag?
Je bent ten alle tijden zelf vrij om je uit te schrijven. Dit gaat echter wel volgens de annuleringsvoorwaarde die beschreven zijn in de deelnemersvoorwaarden. Lees deze dus goed door voor je dit doet.
Ik val binnen de categorie die wel mee mag, maar ik wil nu niet meer. Mag iemand geboren na 22-07-2006 mijn plek innemen?
Nee, dit is helaas niet mogelijk.
Financiën
Krijg ik de volledige deelnemersbijdrage terug?
Dit gebeurt conform de deelnemersvoorwaarden. Meer informatie over de uitbetaling van de deelnemersbijdrage volgt zo snel mogelijk.
Gaat de deelnemersbijdrage van de overblijvende deelnemers omhoog?
Nee, deze blijft gelijk.
Krijg ik nog wel het kledingpakket als ik uitgeschreven word?
Nee, helaas is dit niet mogelijk. Dit is onderdeel van de deelnemersbijdrage en die krijg je terug. En dus kun je geen kledingpakket krijgen.
Ik heb al kosten gemaakt voor Roverway. Krijg ik dit geld nu ook terug?
We kunnen hierin niet tegemoetkomen. We raden je aan om te kijken wat er mogelijk is binnen je eigen reis- en annuleringsverzekering.
Wij hebben met onze patrol al een logo, badges en/of kleren laten maken wat moeten we hier nu mee? En de kosten die we hiervoor hebben gemaakt?
Mogelijk kunnen we deze in de vernieuwde patrols nog gebruiken. In deze kosten kunnen wij helaas niet tegemoetkomen.
Patrol
Hoe gaat dat met al ingeleverde opdrachten voor de Game en de nieuwe patrols?
De Game staat even op pauze. We houden je op de hoogte van hoe dit verder gaat.
Hoe gaat de herverdeling van de patrols gebeuren?
Dit is iets waar we momenteel hard met jullie buddy's mee bezig zijn.
Wanneer horen we wat onze nieuwe patrol is?
Uiteraard zo snel mogelijk, maar in ieder geval voor het eerste voorbereidingsweekend eind januari.
Krijgen we een andere buddy als de patrols opnieuw verdeeld zijn?
Dit is een mogelijkheid, maar we proberen dit uiteraard te voorkomen. Mogelijk krijgen jullie wel 2 buddy's voor jullie patrol.
Roverway
Wordt het nu ook een andere Roverway als dit allemaal veranderd? Of blijft alles hetzelfde?
Wij zitten hier bovenop bij de Noorse organisatie en zoals het nu lijkt blijft alles hetzelfde. Hiervan houden we jullie natuurlijk goed op de hoogte.
Q&A webinar 9 januari 2024
Tijdens een webinar konden deelnemers en ouders al hun vragen stellen over de downscaling. Hieronder lees je de gestelde vragen en de antwoorden op deze vragen.
Ik begrijp niet dat de organisatie vooraf niet heeft aangegeven wat de maximale aantal deelnemers voor de Roverway mocht zijn per land. Of heeft Nederland zelf het aantal bepaald?
Voor 14 december heeft de Noorse organisatie geen maximum aantal deelnemers aangegeven. Als Nederlands Contingent hebben wij voor de start van de inschrijving ons maximum aantal deelnemers vastgesteld op 200 om de kwaliteit van de voorbereiding voor deelnemers te kunnen borgen.
Geldt de downscaling alleen voor Nederland?
Nee, alle contigenten met meer dan 96 deelnemers moeten helaas downscalen
Mocht elk land hetzelfde aantal aanleveren?
Vanuit de Noorse organisatie is vooraf geen maximum aantal deelnemers gecommuniceerd. Dit aantal stond voor ieder contigent open en voor ieder contigent dus gelijk.
Hoe zijn ze op die 96 gekomen?
De Noorse organisatie heeft op basis van de survey gezien hoeveel deelnemers te veel zouden gaan deelnemen. Ze hebben met de getallen gerekend en zijn op die manier op het aantal van 96 deelnemers gekomen.
waarom is er gekozen om iedereen onder de 18 weg te sturen en niet op basis van inschrijvingsdatum, zoals in 2.10 staat van de deelnemersvoorwaarden?
De deelnemersvoorwaarden 2.10 is van toepassing op de individuele inschrijving bij het Nederlands Contingent. Het artikel is niet van toepassing op deze situatie omdat dit gaat over de inschrijving bij de Noorse organisatie, dat gebeurt als contingent en niet op individuele basis.
Ik mis het stuk waarom het fout is gegaan in Noorwegen. Te weinig locaties? Er was toch een max aantal bekend vooraf.
Het Nederlands Contigent heeft zelf een maximaal aantal ingesteld. We hebben altijd gemeld dat we met 200 deelnemers naar Roverway zouden komen. Hierbij waren er toen geen problemen. Helaas waren alle contigenten groter dan verwacht, waardoor downscaling noodzakelijk was.
had de capaciteit van het terrein niet al bekend kunnen zijn voordat inschrijvingen open zijn gegaan?
Het probleem is vooral geweest dat er voor begin december niet duidelijk was hoeveel deelnemers er zouden komen. Niet alle contingenten hadden in december al duidelijk hoeveel deelnemers ze zouden meenemen. Op basis van de laatste Roverway (in 2018) waren de geschatte aantallen realistisch.
Kan scouting Nederland een overzicht verzorgen van internationale kampen waar deze jongeren wel heen kunnen?
Hiervoor kun je het beste de website en Socials van Scouting Nederland goed in de gaten houden. Het is van veel evenementen niet altijd bekend wanneer ze worden gehouden. Zodra er een concreet plan is om vanuit Scouting Nederland een contingent af te vaardigen wordt hierover gecommuniceerd.
Krijgen we alles terug of gaat het deel eraf wat al gebruikt is voor de kennismakingsdag?
Als je deelname verplicht is geannuleerd, krijg je het volledige bedrag terug. We houden geen kosten in voor de kennismakingsdag over andere gemaakte kosten.
Wanneer je zelf hebt gekozen om je deelname te annuleren naar aanleiding van de downscalling, zijn de reguliere voorwaarden van toepassing.
Konden ze niet 50/50 en helft op de Paths en en de andere helft op het kamp? En andersom?
Dit is een mogelijkheid die door de Noorse organisatie is onderzocht, maar bleek organisatorisch niet haalbaar.
Valt de voor- en nareis onder de roverway?
Een voor- of nareis wordt niet door het Nederlands Contingent georganiseerd.